En los últimos años, el aumento de las redes digitales corporativas en las economías globalizadas, junto con la digitalización de los procesos comerciales internos, ha llevado a un fuerte aumento de la información comercial crítica almacenada en formato electrónico. Estos datos se pueden almacenar internamente en los propios sistemas de la empresa (en las instalaciones), así como en servicios en la nube (nubes privadas o públicas). Además, los enfoques híbridos en los que los datos se almacenan y procesan tanto internamente como a través de servicios en la nube son cada vez más comunes. Mantener estos datos disponibles de forma permanente es esencial para el éxito comercial de cualquier empresa y una tarea central de cualquier estrategia de TI corporativa. En la mayoría de los casos, la falla de la infraestructura de TIy la falta de disponibilidad de datos importantes interrumpirá el negocio e incluso podría poner en peligro el éxito de una empresa. Si los datos perdidos no se pueden recuperar, la existencia misma de una empresa puede estar en juego, dependiendo de la escala de la pérdida.

También existe el riesgo de sanciones económicas si se violan las normas legales sobre el almacenamiento de datos relevantes para el negocio. Esto se debe a que, según el país y el sector de la industria, el procesamiento de correos electrónicos y el almacenamiento de datos a lo largo del tiempo para que estén disponibles de forma permanente pueden estar sujetos a diversos requisitos legales y reglamentarios. Esto se aplica particularmente a sectores altamente regulados, como la atención médica, la industria financiera y las instituciones gubernamentales y los establecimientos educativos. En determinadas circunstancias, las infracciones pueden incluso dar lugar a litigios de derecho civil.

Hay muchas razones por las que los sistemas de software o hardware pueden fallar, o los datos no están disponibles o incluso se pierden por completo. Desde simples errores de usuario hasta manipulación deliberada (p. ej., eliminación malintencionada de datos por parte de los empleados o ataques cibernéticos desde fuera de la empresa), peligros naturales (p. ej., inundaciones después de fuertes lluvias) u otras razones incalculables (p. ej., incendio en el edificio de la empresa). Asimismo, las operaciones comerciales pueden verse interrumpidas si la infraestructura del proveedor de la nube cuyos servicios se están utilizando se ve afectada.

¿Qué significa la continuidad del negocio?

Las empresas gestionan este tipo de riesgo como parte de su estrategia de Continuidad de Negocio (BC) . Aquí, las actividades y los procesos se definen para evitar la interrupción o el fracaso de la capacidad comercial de una empresa o, en caso de emergencia, para que el negocio vuelva a funcionar lo más rápido posible. Dado que los procesos comerciales y los sistemas de TI pueden cambiar con el tiempo, este paquete de medidas debe revisarse periódicamente para comprobar su eficacia. De esta manera, se pueden identificar los ajustes necesarios.

Una parte importante de la gestión de la continuidad del negocio es la recuperación ante desastres , que se ocupa de asegurar y restaurar la infraestructura técnica necesaria, es decir, los datos críticos para el negocio y todas las redes y sistemas de TI. Las copias de seguridad y el archivo de correo electrónico brindan un valioso apoyo aquí.

Copias de seguridad y archivado de correo electrónico como parte de la recuperación ante desastres

Las copias de seguridad almacenan los datos de una empresa (por ejemplo, los datos de los programas de comunicación utilizados o del software ERP ) en un momento específico. Si se pierden datos, se pueden restaurar subconjuntos de datos o sistemas o servidores completos a partir de la copia de seguridad. Sin embargo, los volúmenes de copia de seguridad solo reflejan los datos que existían en el momento en que se creó la copia de seguridad. Los cambios realizados después de la copia de seguridad no se registran. Esto significa que las copias de seguridad deben realizarse con regularidad, teniendo en cuenta los costos y los beneficios, para que los datos respaldados permanezcan lo más actualizados posible.

Además de las copias de seguridad regulares, se recomienda el uso de una solución profesional de archivo de correo electrónico. Dado que los correos electrónicos siguen siendo el medio de comunicación más importante y pueden contener una gran cantidad de documentos críticos para el negocio, es importante que estos datos se respalden por completo durante muchos años en un formato a prueba de manipulaciones para que todos los correos electrónicos puedan seguir siendo se accede en caso de pérdida. Un efecto secundario positivo: una solución profesional de archivado de correo electrónico puede ayudar a una empresa a cumplir con los requisitos de privacidad de datos y brindar apoyo con la legislación fiscal y comercial específica de ciertos países y sectores de la industria. ¡Recuerde que siempre se debe hacer una copia de seguridad de los archivos !

Además, una solución de archivo de correo electrónico puede ayudar a simplificar los procesos de copia de seguridad y recuperación con respecto al servidor de correo electrónico: mantener bajo el volumen de datos almacenados en un servidor de correo electrónico significa que se necesita menos tiempo y capacidad de almacenamiento para el proceso de copia de seguridad; por lo tanto, después de una evento catastrófico, podrá restaurar su servidor de correo desde los volúmenes de respaldo más rápido.

Objetivos	Copias de seguridad de correo electrónico	Archivado de correo electrónico
Elimine las cuotas de buzón
Eliminar archivos PST
Reduzca los requisitos de almacenamiento mediante la eliminación de duplicados y la compresión
Reduzca la carga de trabajo de los servidores de correo electrónico y simplifique los procesos de copia de seguridad y restauración
Proporcione una retención de correo electrónico completa, a prueba de manipulaciones y a largo plazo
Ayuda a cumplir con los requisitos de cumplimiento
Asistencia con escenarios de eDiscovery
Indexación de texto completo de correos electrónicos para búsquedas rápidas
Usuarios finales: restaure correos electrónicos perdidos rápida y fácilmente

Se aplica completamenteAplicaAplica parcialmenteSe aplica en menor medidano aplica

Las declaraciones de esta tabla se basan en los conceptos fundamentales de copias de seguridad y archivado de correo electrónico. Las funciones de las soluciones de respaldo y archivo de correo electrónico pueden variar según el proveedor.

Casos de uso y áreas específicas de aplicación

En la práctica, pueden materializarse diferentes escenarios que justifiquen la implementación de una solución profesional de archivado de correo electrónico como componente clave de la continuidad del negocio y complemento ideal para un sistema de respaldo existente.

Si, por ejemplo, falla el servidor de correo (independientemente de si se mantiene on-prem o está en la nube), se puede restaurar mediante una copia de seguridad. Sin embargo, faltan los correos electrónicos recibidos y enviados entre la última copia de seguridad y la falla del servidor. Un archivo de correo electrónico correctamente configurado puede resolver este problema y garantizar que se pueda acceder al inventario de correo completo.

Otro escenario común es la falta de disponibilidad o la pérdida de correos electrónicos críticos para la empresa en el servidor de correo electrónico debido a un ataque de ransomware o malware. La pérdida o el robo de datos no solo puede interrumpir las operaciones comerciales, sino que también puede representar un alto riesgo en términos de cumplimiento de las leyes legales de retención que rigen los datos críticos para el negocio. La solución de archivado de correo electrónico debe poder almacenar todos los correos electrónicos y archivos adjuntos relevantes por completo y en un formato que sea a prueba de manipulaciones y que esté permanentemente disponible y recuperable.

Elegir la estrategia de archivado adecuada

Sin embargo, es esencial que se elija la estrategia de archivado adecuada. Las soluciones profesionales de archivado de correo electrónico permiten a las empresas elegir entre diferentes enfoques de archivado estratégico, según sus necesidades. Si el archivo de correo electrónico que cumple con la ley es el enfoque principal, el llamado archivo de diario podría ser la mejor opción. Alternativamente, si descargar el servidor de correo electrónico es el objetivo principal, el archivado de buzones junto con reglas de eliminación específicas puede ser la mejor opción. Una combinación de los dos enfoques también es factible .

En todos los casos, es importante contar con una potente función de búsqueda y exportación que, dependiendo de la configuración, pueda estar disponible para los usuarios en forma de autoservicio. Esto significa que los usuarios pueden recuperar rápida y fácilmente el acceso a sus correos electrónicos antiguos y restaurarlos de forma independiente si es necesario. Esto elimina la necesidad de realizar laboriosas solicitudes de recuperación al personal de TI para restaurar los correos electrónicos de las copias de seguridad. Esto reduce la carga de trabajo en el departamento de TI. También se pueden lograr los resultados deseados en términos de procesos de e-discovery . Por ejemplo, en el caso de un litigio en el que se utilicen correos electrónicos como prueba, se le puede pedir a un empleado o auditor externo que busque en todo el inventario de correos electrónicos de la empresa y, si es necesario, exporte estos registros en un formato estándar.

Conclusión

La disponibilidad permanente de datos y sistemas de TI es un requisito previo para el éxito comercial continuo de muchas empresas y, por lo tanto, una parte indispensable de la estrategia corporativa. Para salvaguardar la continuidad del negocio, se deben tener en cuenta muchos riesgos y vulnerabilidades potenciales al crear políticas de respaldo para situaciones de emergencia. El archivado de correos electrónicos puede hacer una contribución valiosa para proteger los datos críticos para el negocio contenidos en los correos electrónicos y, junto con las copias de seguridad, puede ser crucial cuando se trata de implementar un plan viable de recuperación ante desastres.

Fuente: MailStore